Encore un poste à pourvoir ? Ne recommence pas ton recrutement à zéro

Il y a quelque temps, j’ai vu passer une publication de recrutement d’une structure de petite enfance.

Jusque-là, rien d’inhabituel.

Puis j’ai lu une petite précision qui m’a fait réagir :

« Nous ne conservons pas les CV. Si vous avez déjà postulé, vous devez soumettre votre candidature à nouveau. »

Et je me suis dit :

Mais… pourquoi ?

Une directrice avait déjà investi du temps pour publier un poste.

Elle avait reçu des candidatures.

Lu des CV.

Peut-être rencontré certaines candidates.

Identifié des profils intéressants.

Et quelques mois plus tard…

on repartait complètement de zéro.

Nouvelle annonce.

Nouveaux CV.

Nouveau tri.

Nouvelles recherches.

Nouveaux échanges.

Dans un secteur où les directions disent déjà manquer de temps et avoir de la difficulté à recruter, c’est exactement le genre de fonctionnement qui ajoute énormément de travail inutile.

Parce que le problème n’est pas seulement :

« Je dois encore recruter. »

Le vrai problème est souvent :

« Chaque fois que je dois recruter, je dois tout reconstruire. »

Un recrutement devrait laisser quelque chose derrière lui

Même lorsque tu ne retiens qu’une seule personne, ton processus de recrutement t’a permis de construire quelque chose.

Tu as peut-être rencontré une excellente candidate qui n’était simplement pas disponible immédiatement.

Une autre qui avait un profil intéressant, mais qui ne correspondait pas au poste ouvert à ce moment-là.

Une remplaçante potentielle.

Une éducatrice qui cherchait un temps partiel alors que tu avais besoin d’un temps plein.

Une personne que tu aimerais peut-être recontacter dans six mois.

Ces contacts ont de la valeur.

Et pourtant, beaucoup de structures recommencent leur recherche comme si elles n’avaient jamais recruté auparavant.

C’est là que je pense qu’on doit arrêter de considérer le recrutement comme une succession d’urgences.

Le recrutement devrait devenir un système.

Le vrai coût n’est pas seulement l’annonce d’emploi

Quand un poste se libère, on pense souvent au coût de l’annonce ou au temps consacré aux entrevues.

Mais regarde tout ce qu’une direction doit parfois refaire :

• retrouver l’ancienne description de poste,
• modifier l’annonce,
• choisir où la publier,
• répondre aux candidatures,
• trier les CV,
• retrouver les questions d’entrevue utilisées la dernière fois,
• préparer les rencontres,
• prendre des notes,
• vérifier les références,
• comparer les candidates,
• rédiger une proposition,
• envoyer les suivis.

Et si tout cela existe quelque part entre ton ordinateur, tes courriels, un vieux dossier et ta mémoire…

chaque recrutement devient beaucoup plus lourd qu’il devrait l’être.

Tu n’as pas besoin de mieux recruter à partir de zéro

Tu as besoin de pouvoir reprendre un processus qui existe déjà.

Imagine plutôt ceci.

Un poste se libère.

Tu ouvres ton dossier recrutement.

Ton profil de compétences est déjà défini.

Ta description de poste existe.

Ton modèle d’annonce est prêt.

Tes questions d’entrevue sont classées.

Ta grille d’évaluation est prête.

Tes modèles de courriels sont là.

Ton tableau de suivi également.

Et tu peux même commencer par regarder les candidates avec lesquelles tu avais déjà eu un échange intéressant.

Tout à coup, tu ne construis plus ton recrutement.

Tu l’actives.

Et ça change énormément de choses.

Commence par savoir exactement qui tu cherches

Une des premières erreurs de recrutement consiste à commencer par écrire :

« Nous recherchons une éducatrice. »

D’accord.

Mais laquelle ?

Quelles compétences sont vraiment importantes dans ton milieu ?

Quelles responsabilités aura-t-elle ?

Quelles attitudes professionnelles recherches-tu ?

Qu’est-ce qui peut être appris après l’embauche et qu’est-ce qui est indispensable dès le départ ?

Quelle personne pourra réellement s’intégrer à la façon de travailler de ton équipe ?

Plus ces critères sont clairs avant de commencer, plus il devient facile de comparer les candidatures ensuite.

Utilise un processus que tu peux reproduire

Un recrutement ne devrait pas dépendre de ton niveau d’énergie cette semaine-là.

Il devrait suivre une certaine logique.

Par exemple :

• besoin identifié,
• profil recherché,
• diffusion,
• présélection,
• entrevue,
• évaluation,
• références,
• décision,
• offre,
• suivi.

Le processus peut évidemment varier selon ton milieu et les exigences de ta région.

Mais l’idée est simple :

tu ne devrais pas avoir à réinventer les étapes chaque fois.

Structure aussi tes entrevues

Quand on recrute dans l’urgence, il est tentant de simplement « discuter » avec la candidate et de voir si le courant passe.

Le problème ?

Deux candidates peuvent alors recevoir des questions complètement différentes.

Et quelques jours plus tard, tu te retrouves à réfléchir :

« Elle avait dit quoi déjà sur les conflits ? »

« Est-ce que je lui avais demandé comment elle planifiait ? »

Une trame d’entrevue et une grille d’évaluation permettent de comparer les candidates avec beaucoup plus de recul.

Tu peux évidemment garder une conversation naturelle.

Mais tu conserves des critères communs.

Arrête également de réécrire les mêmes messages

Invitation à une entrevue.

Confirmation.

Demande de références.

Suivi.

Réponse négative.

Offre d’emploi.

Combien de fois une direction réécrit-elle pratiquement le même courriel ?

Une fois que tu as créé des modèles professionnels que tu peux personnaliser rapidement, cette partie du recrutement devient beaucoup plus simple.

Encore une fois :

on construit une fois pour pouvoir réutiliser.

Et surtout : construis ton bassin de candidates

Toutes les bonnes candidates que tu rencontres ne seront pas nécessairement embauchées aujourd’hui.

Ça ne veut pas dire qu’elles disparaissent.

Avec leur accord et selon les règles applicables chez toi en matière de conservation des renseignements personnels, tu peux maintenir un bassin de personnes intéressantes à recontacter lorsqu’une nouvelle possibilité se présente.

Parce que jeter systématiquement tout ce que ton dernier recrutement t’a permis de construire…

pour ensuite te plaindre qu’il est difficile de trouver des candidates quelques mois plus tard…

ce n’est probablement pas le système le plus efficace.

Le recrutement ne devrait pas être une urgence permanente

Évidemment, aucun système ne fera disparaître la pénurie de personnel.

Et aucun outil ne peut garantir que la bonne candidate sera disponible exactement lorsque tu en auras besoin.

Mais tu peux contrôler la façon dont ta structure se prépare à recruter.

Tu peux avoir des critères clairs.

Des documents prêts.

Un processus reproductible.

Des communications professionnelles.

Des traces de tes démarches précédentes.

Et progressivement, un bassin de candidates potentielles.

L’objectif n’est pas de transformer ta direction en département RH.

C’est exactement le contraire.

C’est d’éviter que chaque recrutement devienne un nouveau projet à gérer.

Ton prochain recrutement peut déjà être prêt

C’est exactement pour cette raison que j’ai créé TalentXpress.

J’ai regroupé dans une seule boîte à outils les documents, modèles et outils dont une direction de petite enfance a besoin pour structurer son processus de recrutement sans repartir d’une page blanche à chaque poste à pourvoir.

Profil de compétences.

Descriptions de postes.

Modèles d’annonces.

Questions d’entrevue.

Grilles et évaluations.

Vérification des références.

Tableau de suivi.

Modèles de communications.

Et plus encore.

Tu adaptes les outils à ton milieu et, au prochain recrutement, ton système est déjà là.

👉 Découvre TalentXpress — la boîte à outils de recrutement pour la petite enfance